Кодекс Законів про працю України (КЗпПУ). Науково-практичний коментар.

Працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями.

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи (посада).

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Коментар:

1. Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон (далі в межах коментарю до ст. 121 КЗпП - Інструкція) визначає службове відрядження як поїздку працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації на певний строк в інший населений пункт для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи. Зазначення в ст. 121 КЗпП і в Інструкції на службові відрядження зовсім не означає, що законодавство про відрядження поширюється не на всі категорії працівників, а лише на державних службовців або службовців взагалі. У відрядження може бути направлений будь-який працівник, якщо тільки в цьому виникає необхідність. Тому, щоб уникнути конфліктів, що породжуються правовою невизначеністю, слід було б у місцевих правилах внутрішнього трудового розпорядку зазначити на обов'язок працівників виконувати розпорядження власника (за термінологією названої Інструкції - керівника) про поїздку у відрядження. Тоді в працівників не буде ніяких підстав заперечувати проти направлення їх у відрядження, посилаючись на порушення умов трудового договору про місце виконання трудових обов'язків.

2. Власник водночас не вправі вимагати від працівника поїздки у відрядження для виконання завдання, не обумовленого трудовим договором. Така вимога не відповідала б правилам ст. 21 і 31 КЗпП.

На відміну від раніше чинного законодавства Інструкція уточнює визначення відрядження як поїздки в інший населений пункт (раніше відрядження визначалася як поїздка в іншу місцевість). Поняття "інший населений пункт" дозволяє чітко відмежовувати відрядження від переміщення працівника в межах місця роботи за трудовим договором: якщо працівник для виконання завдання власника змушений виїхати за межі території населеного пункту, у якому знаходиться місце роботи, для виконання завдання власника, то це ще не можна кваліфікувати як відрядження, оскільки виїхати за межі даного населеного пункту - це ще не значить в'їхати на територію іншого.

Складність у розмежуванні відрядження і поїздки працівника для виконання завдання власника, яка не має ознак відрядження, виникає в тому випадку, коли відповідно до адміністративно-територіального поділу деякі населені пункти (міста) містять у собі інші населені пункти (села, селища та навіть інші міста). Зазначення в Інструкції такої ознаки відрядження як поїздка в інший населений пункт дозволяє вирішити це питання. Поїздка в інший населений пункт (село, селище, місто), хоча б і такого, що входить до складу більш великого населеного пункту (міста), повинна кваліфікуватися як відрядження, оскільки в цьому випадку працівник в'їхав на територію іншого населеного пункту, хоча і не виїжджав за межі більш великого населеного пункту, до якого входить інший населений пункт.

Водночас Інструкція визнає відрядженням лише поїздку за межі місця постійної роботи. Тому ознак відрядження немає, якщо працівник прийнятий на роботу, яка має роз'їзний (пересувний) характер, або якщо трудовий договір передбачає виконання трудових обов'язків у польових умовах, тобто працівник прийнятий на таку роботу, яка передбачає поїздки в інші населені пункти, а не тільки виконання трудових обов'язків у суворо визначеному місці.

3. За працівником, направленим у відрядження, зберігається місце роботи (посада) і середній заробіток (частина третя коментованої статті). Середній заробіток, який зберігається за працівником за час відрядження (за всі робочі дні), обчислюється виходячи з виплат за два календарних місяці, які передували місяцю, у якому почалося відрядження (працівник виїхав у відрядження). За логікою речей, середня заробітна плата повинна зберігатися за відрядженими працівниками лише на період проїзду до місця відрядження і назад. Інший час працівник, за загальним правилом, виконує роботу, передбачену трудовим договором. Отже, його праця і повинна оплачуватися відповідно до умов трудового договору. Це стосується і преміювання. Відповідно до встановлених показників саме належне виконання завдання у відрядженні може бути підставою для нарахування і виплати преміальної винагороди. Але при буквальному тлумаченні законодавства в подібних випадках нараховувати працівникам премії не можна, тому що час перебування у відрядженні оплачується в розмірі середнього заробітку і додатково може оплачуватися тільки відповідно до ст. 91 КЗпП.

Правило про оплату часу перебування у відрядженні в розмірі середнього заробітку діє й тоді, коли працівник направляється за його згодою у відрядження для виконання завдання, що виходить за межі його трудових обов'язків. Це, звичайно ж, цілком відповідає букві нормативного акта, але при направленні у відрядження для виконання більш високооплачуваної роботи прямо зачіпаються інтереси працівника, оскільки відповідно до виконуваної роботи він міг би претендувати на більш високу оплату праці.

4. Встановлено організаційні та фінансові правила направлення працівників у службові відрядження, які викладаються нижче.

4.1. Право власника направляти працівників у відрядження для виконання роботи, обумовленої трудовим договором, за загальним правилом, не обмежується. Воно обмежується тільки щодо окремих категорій працівників (ст. 176, 1861 КЗпП).

4.2. Направлення у відрядження здійснюється керівником підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням пункту (пунктів) призначення, найменування організації, куди працівник відряджається, строку і мети відрядження. Додатково щодо відряджень за кордон передбачене затвердження завдання на відрядження, у якому, зокрема, визначаються умови перебування за кордоном. У разі поїздки у відрядження за кордон на запрошення до наказу додається його копія з перекладом. При відрядженні за кордон передбачене також затвердження кошторису витрат (п. 1.1 розділу II Інструкції).

4.3. Справжнього головного болю керівникам і бухгалтерам завдає п. 5.4.8 ч. 5.4 ст. 5 Закону "Про оподаткування прибутку підприємств". Він допускає можливість відносити будь-які витрати на відрядження до валових витрат платника податку на прибуток лише за умови, що зв'язок відрядження з господарською діяльністю платника цього податку підтверджено документами, вичерпний перелік яких наведений у зазначеному пункті: 1) запрошеннями приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку, працівник якого направляється у відрядження; 2) укладеними договорами (контрактами); 3) іншими документами, які встановлюють або посвідчують бажання встановити цивільно-правові стосунки (очевидно, протоколи про наміри, попередні договори тощо); 4) документами, які посвідчують участь особи, яка відряджається, у переговорах, конференціях або симпозіумах, що проводяться з тематики, що збігається з господарською діяльністю платника податку. Виходить, відряджати заступника керівника державного підприємства в міністерство, а юриста - в господарський суд - можна. Але витрати з виплати працівникові компенсацій віднести на валові витрати відповідно до наведеного формулювання дуже важко. Можна відряджати працівника у відокремлений підрозділ підприємства, розміщений на території іншої територіальної громади, але віднести на валові витрати платника податків пов'язані з цим витрати дуже проблематично. Інструкція сумлінно повторює в цій частині відповідні положення Закону "Про оподаткування прибутку підприємств". І все-таки практика поки ще не йде шляхом послідовного застосування п. 5.4.8 ч. 5.4 ст. 5 названого Закону через його зайву жорсткість.

4.4. Відрядженому працівникові видається посвідчення про відрядження встановленої форми, в тому числі й у тих випадках, коли працівник повинен повернутися з відрядження в день виїзду у відрядження.

4.5. Закон байдужий до витрат часу працівника на поїздку у відрядження в межах одного дня (доби). Лише при виїзді у відрядження у вихідний день Інструкція передбачає надання іншого вихідного дня. В інших випадках питання про тривалість робочого дня в день виїзду у відрядження і в день прибуття з відрядження повинні вирішуватися місцевими правилами внутрішнього трудового розпорядку. Але оскільки на практиці зазначені правила назване питання не вирішують, створюється ситуація правової невизначеності, в якій несумлінний працівник самовільно використовує час для відпочинку, а несумлінний керівник обмежує права сумлінного працівника.

4.6. Граничний строк відрядження - 30 календарних днів, а за кордон - 60 днів. Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України "Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, і працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер", направлення для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт не визнається відрядженням. За умови, що інше не визначено колективним договором, а також правилами внутрішнього трудового розпорядку, власник вправі направляти працівників в іншу місцевість (в інший населений пункт) для виконання перелічених робіт без дотримання встановлених граничних строків відрядження. Названою Інструкцією (абзац третій п. 1.1) термін відрядження (направлення) на виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт обмежується лише періодом будівництва об'єктів.

4.7. Фактичний час перебування в місці відрядження визначається відмітками в посвідченні про відрядження. Відмітка в посвідченні про відрядження робиться в кожному населеному пункті. Якщо працівник виконує під час відрядження службове завдання на кількох підприємствах одного і того ж населеного пункту, відмітка у посвідченні про відрядження робиться на одному з підприємств. Відсутність у посвідченні про відрядження відміток про прибуття до місця відрядження і вибуття з нього позбавляє працівника права на одержання добових (п. 1.5 розділу I Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон). Треба думати, що до відсутності відмітки прирівнюється відсутність печатки на відмітці, оскільки п. 1.4 Інструкції спеціально робить застереження щодо посвідчення відмітки печаткою.

4.8. Особи, які виїжджають у відрядження з даного підприємства, реєструються на цих підприємствах у журналі встановленої форми. Реєстрації відряджених на підприємствах, у які вони відряджаються, законодавство не передбачає.

4.9. На працівників, які перебувають у відрядженні, поширюється режим робочого часу і часу відпочинку того підприємства, до якого вони відряджені. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження працівникам не надаються. У грошовій формі робота під час відрядження у вихідні, святкові чи неробочі дні також не компенсується. Винятки складають лише ті випадки, якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні, святкові і неробочі дні, коли працівник має право на оплату праці і компенсації відповідно до загальних правил. Про те, що працівник відряджається з обов'язком працювати у вихідні, святкові чи неробочі дні, має бути зроблене застереження в наказі.

4.10. Якщо у відрядження направляється працівник, який працює не тільки за основним трудовим договором, а і за сумісництвом, можливі три варіанти організації відносин, які при цьому виникають. Перший - працівник направляється у відрядження за основним місцем роботи, а на роботі за сумісництвом йому надається відпустка без збереження заробітної плати. Другий - працівник направляється у відрядження за основним місцем роботи і за роботою за сумісництвом. За ним при цьому зберігається місце роботи (посада) і середній заробіток за основною та суміщуваною роботою, а обов'язок компенсувати витрати на відрядження розподіляються між підприємствами основної роботи та роботи за сумісництвом за згодою між їх керівниками. Третій: працівник направляється у відрядження за суміщуваною роботою, а за основним місцем роботи йому надається відпустка без збереження заробітної плати. Надання відпустки в подібних випадках за основною та суміщуваною роботою тривалістю в сумі не більше 15 календарних днів за рік допускається відповідно до ст. 26 Закону "Про відпустки". При необхідності перебування у відрядженні більше 15 календарних днів на рік працівник змушений буде звільнятися з основної або суміщуваної роботи. В умовах недостатньої соціально-економічної обґрунтованості законодавства і низького рівня законності, замість звільнення, відповідні суб'єкти приймуть рішення піти на порушення закону, що вважається несуттєвим (надання відпустки без збереження заробітної плати за основним місцем роботи тривалістю більше 15 календарних днів).

5. За час перебування у відрядженні працівникам компенсуються не підтверджені документально витрати на харчування і фінансування їх особистих потреб (п. 5.4.8 ч. 5.4 ст. 5 Закону "Про оподаткування прибутку підприємств"), тобто виплачуються добові. Розмір добових визначається постановою Кабінету Міністрів України "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон" (далі в межах коментарю до цієї статті - постанова). Встановлено єдині граничні норми добових витрат, які є обов'язковими для всіх підприємств, установ, організацій (треба думати, що також і для осіб, які займаються підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи) незалежно від форм власності.

5.1. У випадку, коли до рахунків на оплату вартості проживання в готелях не вносяться витрати на харчування, граничний розмір добових при відрядженні в межах території України складає 25 грн., при відрядженні за кордон - 280 грн.

5.2. У випадку, коли до рахунку на оплату вартості проживання в готелях вноситься вартість одноразового харчування, граничний розмір добових при відрядженні в межах території України складає 20 грн., а при відрядженні за кордон - 224 грн.

5.3. У випадку, коли до рахунку на оплату вартості проживання в готелях вноситься вартість двохразового харчування, граничний розмір добових при відрядженні в межах території України складає 15 грн., а при відрядженні за кордон - 154 грн.

5.4. У випадку, коли до рахунку на оплату вартості проживання в готелях вноситься вартість триразового харчування, граничний розмір добових при відрядженні в межах території України складає 10 грн., а при відрядженні за кордон - 98 грн.

5.5. Якщо до рахунків на оплату готелю включається вартість харчування, то розмір добових, які повинні бути компенсовані працівникові, визначається не вартістю харчування, а кількістю разів надання харчування. Вартість харчування може значно перевищувати граничний розмір добових, але працівник у будь-якому випадку зберігає право на одержання добових, розмір яких диференціюється залежно від кількості разів надання харчування. Для державних службовців та інших працівників підприємств, установ, організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, встановлені додаткові обмеження: цим категоріям працівників відшкодовуються внесені до рахунків на оплату проживання в готелях витрати на харчування за рахунок добових (абзац четвертий п. 2 постанови).

5.6. Наведені вище граничні норми добових при відрядженні за кордон відповідно до п. 3 постанови переглядаються: 1) для працівників підприємств, установ і організацій всіх форм власності (крім державних службовців та працівників, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів) - після прийняття закону про Державний бюджет України на наступний рік, якщо прогнозний середньорічний курс гривні до долара США відповідно до Основних напрямів грошово-кредитної політики України на новий бюджетний рік буде відрізнятися від встановленого на попередній рік курсу більш як на 10 відсотків; 2) для державних службовців та працівників підприємств, установ та організацій, що частково або повністю утримуються за рахунок бюджетних коштів, - якщо виникла така потреба.

6. При відрядженні за кордон розміри добових диференціюються стосовно двох категорій працівників: 1) державні службовці і працівники, що направляються у відрядження підприємствами, установами, організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (далі - перша категорія працівників); 2) працівники, що направляються у відрядження іншими категоріями підприємств (далі - друга категорія працівників).

Для першої категорії затверджені фіксовані норми добових при відрядженні за кордон, розміри яких диференціюються залежно від країни, до якої працівника відряджено. Зменшувати ці норми не можна. Збільшувати їх теж не можна. Це суперечило б публічно-правовим нормам, яким підпорядковується підприємство, установа, організація, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, з установою, що здійснює фінансування. Але виплата добових в більш високому розмірі не суперечила б нормам трудового права, внаслідок чого виплачені в такому розмірі добові не можуть бути стягнуті з працівника.

О. Є. Сонін справедливо звернув увагу на те, що і постанова Кабінету Міністрів "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон", і Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон є нормативно-правовими актами фінансового права. Їх вплив на трудові відносини є проявом віддалених наслідків регулювання названими актами публічних (податкових) відносин. Тому застосування положень згаданих актів до трудових відносин повинне кваліфікуватись як субсидіарне (міжгалузева аналогія).

Для другої названої вище категорії працівників норми добових, що визначені стосовно відрядження до різних країн та що є фіксованими для першої категорії працівників, є мінімальними (п. 11 постанови). Максимальним розміром добових для другої категорії зазначених працівників є граничний розмір добових (280 грн.), що встановлений підпунктом "а" п. 1 постанови. В межах зазначених мінімального та максимального розмірів добових конкретний розмір встановлюється власником. У працівника немає перспектив стягнути з підприємства добові в розмірі, що перевищує мінімальну норму для відповідної країни, якщо власник відмовився виплатити добові в більш високому розмірі в межах граничного (280 грн.).

7. Для окремих категорій державних службовців встановлені надбавки до норм добових витрат в іноземній валюті (при відрядженні за кордон): 1) надбавка в розмірі 50 відсотків фіксованої норми добових - для членів Уряду, державних службовців 1 рангу та дипломатичного рангу Надзвичайного і Повноважного посла; 2) надбавка в розмірі 40 відсотків фіксованої норми добових - для державних службовців 2 і 3 рангу, дипломатичних рангів Надзвичайного і Повноважного посланника 1 і 2 класу; 3) надбавка в розмірі 25 відсотків фіксованої норми добових - для членів делегацій, що виїжджають за кордон на міжнародні переговори, наради та для підписання міжурядових угод (керівники таких делегацій мають право на надбавку в розмірі 30 відсотків). До зазначених членів делегацій належить лише ті, які мають повноваження виступати від імені та за дорученням Президента та Уряду України на міжнародних переговорах, конференціях, форумах та для підписання міжурядових угод. Інші члени делегацій (представники, наглядачі) права на надбавки не мають.

8. Оскільки граничні розміри добових при відрядженні за кордон встановлені в гривнях, для їх перерахунку в іноземну валюту, якщо працівники забезпечуються коштами в іноземній валюті використовується офіційний курс національної валюти України до іноземних валют, встановлений Національним банком на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

9. Добові відрядженим працівникам виплачуються за всі дні відрядження, включаючи вихідні, святкові, неробочі дні, день від'їзду і день приїзду. День від'їзду визначається за часом відправлення транспортного засобу. Наприклад, при відправленні поїзда 19 вересня в 23 години 59 хвилин днем від'їзду у відрядження вважається 19 вересня, при відправленні 20 вересня в нуль годин 1 хвилину днем від'їзду буде 20 вересня. Якщо станція, пристань, аеропорт перебувають за межами населеного пункту, де працює відряджений, при визначенні часу (дня) виїзду (приїзду) враховується час, необхідний для проїзду від (до) станції, пристані, аеропорту.

У звичайному розмірі виплачуються добові при направленні працівника у відрядження на один день або у таку місцевість, звідки працівник має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання.

10. Витрати по найму жилого приміщення відшкодовуються в межах фактичних витрат з урахуванням додаткових послуг, наданих у готелях за умови надання працівником оригіналів підтверджуючих документів. Закон "Про оподаткування прибутку підприємств" цілком несподівано пішов шляхом розширення додаткових послуг, які разом з витратами по найму жилого приміщення підлягають відшкодуванню працівникам з віднесенням цих витрат на валові витрати платника податку на прибуток. До таких послуг належать побутові послуги (прання, чищення, прасування одягу, взуття або білизни), користування холодильником, телевізором за умови документального підтвердження витрат на такі послуги.

11. Крім плати за найм жилого приміщення (з урахуванням додаткових послуг) відрядженим працівникам компенсуються витрати на бронювання місць у готелях у розмірі 50 відсотків добової вартості місця. Для державних службовців і працівників, які направляються у відрядження підприємствами, організаціями, які утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, відшкодування витрат на бронювання передбачене при відрядженні і в межах України і за кордон (п. 6 постанови). Щодо всіх інших категорій працівників (працівників інших підприємств, установ, організацій) відшкодування витрат на бронювання передбачене тільки при відрядженні в межах України (абзац другий п. 1.6 розділу I Інструкції). І все-таки ми вважаємо, що витрати працівникам на бронювання місць у готелях відшкодовуються у всіх випадках, у тому числі й у випадку відрядження працівника за кордон підприємствами та організаціями, які не фінансуються з бюджетів і не отримують з них дотацій, оскільки витрати на бронювання можна кваліфікувати як витрати по найму жилого приміщення, компенсація яких передбачена частиною другою ст. 121 КЗпП.

12. Розмір компенсації по найму жилого приміщення, за загальним правилом, обмежується тільки фактично витраченими і належно підтвердженими сумами. З цього правила є два винятки:

1) для державних службовців, а також інших працівників, які направляються у відрядження підприємствами, установами, організаціями, які повністю або частково утримуються за рахунок коштів бюджетів, розмір таких компенсацій обмежується розмірами, які диференціюються залежно від країни, у яку працівник відряджений. Зауважимо, що серед цих країн зазначена й Україна. З дозволу власника в кожному конкретному випадку відповідно до підтверджуючих документів відрядженому працівникові розглянутої категорії можуть відшкодовуватися витрати по найму жилого приміщення, які перевищують зазначені норми (п. 2.1.4 Інструкції). Наявність такого застереження означає не можливість застосування ст. 91 КЗпП, а надання відповідним нормам трудового права диспозитивного значення: норми відшкодування витрат по найму жилого приміщення встановлені, вони діють, але мають не імперативне, а диспозитивне значення, сторони вправі від них відійти;

2) в інших випадках власник може, реалізуючи своє право на встановлення додаткових обмежень відрядженим, своїм наказом обмежити суми, які використовуються на оплату проживання.

13. Для працівників, відряджених у межах України, передбачена компенсація витрат по найму жилого приміщення на час вимушеної затримки в дорозі, якщо ці витрати підтверджені відповідними документами (абзац третій п. 1.6 розділу I Інструкції). При відрядженні працівників за кордон, очевидно, діє ця ж норма.

14. Ст. 121 КЗпП не передбачає такого виду компенсацій як відшкодування працівникам, направленим у відрядження, витрат на побутові послуги і плати за користування холодильником, телевізором і кондиціонером. Непрямо цей вид компенсацій був легалізований визнанням у п. 5.4.8 ч. 5.4 ст. 5 Закону "Про оподаткування прибутку підприємств" можливості віднесення на валові витрати платника податку на прибуток включених до рахунків на оплату проживання витрат працівників, направлених у відрядження, на побутові послуги (прання, чищення, ремонт і прасування одягу, взуття або білизни). Зазначена норма не є нормою трудового права, тому сама собою вона не покладає на відповідні підприємства обов'язку проводити такі компенсації, але право платника податку на прибуток проводити такі компенсації і відносити їх на валові витрати вона дає.

У сфері трудового права легалізація витрат на побутові послуги як різновиду компенсацій відрядженим працівникам проведена лише постановою та Інструкцією. І якщо постанова передбачає такого роду компенсації тільки для державних службовців та інших працівників підприємств, установ, організацій, які утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, то Інструкція поширює право на розглянуті компенсації на всіх відряджених працівників. За загальним правилом, розмір цього виду компенсацій обмежується сумами документально підтверджених фактичних витрат відрядженого працівника на такі цілі. Але для державних службовців і для інших працівників, які направляються у відрядження підприємствами, установами, організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, встановлене обмеження документально підтверджених фактичних витрат на розглянуті цілі, які підлягають відшкодуванню відрядженому працівникові. Загальний розмір компенсацій за всі ці дні відрядження для таких працівників відповідно до п. 6 постанови не може перевищувати 10 відсотків вартості проживання за весь час проживання в готелі.

15. Що стосується компенсації витрат відряджених працівників по оплаті користування холодильником, телевізором і кондиціонером, то віднесення такої компенсації на валові витрати платника податку на прибуток Законом "Про оподаткування прибутку підприємств" не передбачено. І все ж постанова (п. 6) передбачає можливість компенсації державним службовцям і працівникам підприємств, які повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, витрат по оплаті користування холодильником і телевізором при відрядженні як у межах України, так і за кордон. П. 1.6 Інструкції поширює це правило на працівників підприємств, установ, організацій усіх форм власності. Відшкодування витрат з оплати користування кондиціонером прямо передбачене для працівників підприємств усіх форм власності при відрядженні за кордон (підпункт "б" п. 1.4 розділу II Інструкції). Для державних службовців та інших працівників також не встановлене обмеження щодо цього. Але тут варто враховувати наступне.

Обов'язкові вимоги до готелів щодо наявності в номерах кондиціонера, холодильника і телевізора встановлені ДСТ 28681.4-95, що набрав чинності з 1 січня 1997 року. Але цей стандарт не вирішує питання про те, чи повинна вноситися плата за користування названими побутовими приладами до тарифу за проживання чи вона повинна оплачуватися понад тариф, встановлений за проживання. Тому питання про внесення або невнесення плати за користування кондиціонером, холодильником і телевізором до тарифу за проживання повинне вирішуватися готелями на свій розсуд. Якщо така плата до тарифу за проживання внесена, але не виділена, виділити її в рахунку на оплату проживання неможливо, оскільки тільки самому підприємству (готелю) дані право і затверджувати тариф і застосовувати механізм його розрахунку. У такому разі не повинне ставитися і питання про відшкодування працівникам витрат по оплаті користування кондиціонером, тому що вони відшкодовуються у складі плати за проживання як її невід'ємна частина. Якщо ж плата за користування кондиціонером виділяється в рахунку на оплату проживання в готелі, компенсація таких витрат при відрядженні в межах України не має правових підстав (крім компенсацій державним службовцям та працівникам підприємств, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетів), а при відрядженні за кордон - має.

16. Відряджені працівники мають право на компенсацію витрат на проїзд у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним або автомобільним транспортом загального користування (крім таксі), включаючи витрати щодо внесення страхових платежів на транспорті, оплати послуг, пов'язаних з придбанням квитків, вартості користування постільними речами (незалежно від часу перебування в дорозі). Але витрати на проїзд відряджених працівників, які належать до категорії державних службовців або є працівниками підприємств, установ, організацій, які утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, у спальних вагонах, у каютах, оплачуваних за 1 - 4 групами тарифних ставок на суднах морського флоту, у каютах 1 та 2 категорій на судах річкового флоту, а також повітряним транспортом за квитками 1 класу і бізнес-класу компенсуються в кожному випадку тільки з дозволу керівника підприємства відповідно до поданих проїзних документів. З урахуванням прагнення працівників бухгалтерії до перестрахування, відзначимо, що одержання дозволу керівника на оплату проїзду в зазначених вагонах, каютах тощо інших працівників (тих, які не належать до категорії державних службовців і не є працівниками підприємств, які повністю або частково утримуються за рахунок бюджету) не передбачено. І лише реалізуючи своє право встановлювати додаткові обмеження щодо сум і цілей використання коштів, виданих на відрядження, власник наказом може приписати працівникові їхати, наприклад, тільки в купейному вагоні (а не в спальному). Але якщо власник такий наказ не видав, відряджений працівник вправі сам вибрати плацкартний, купейний чи спальний вагон.

Пункт 1.7 Інструкції надає право керівникові підприємства за наявності кількох видів транспорту, які зв'язують місце роботи і місце відрядження, запропонувати працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. Ця пропозиція є для працівника обов'язковою, оскільки він має право вибрати вид транспорту лише "за відсутності такої пропозиції".

Передбачена також компенсація відрядженому працівникові витрат на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони знаходяться за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений або куди працівник відряджається.

Крім того, відрядженому працівникові компенсуються витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження. Передбачено, однак, погодження маршруту проїзду міським транспортом у місці відрядження з власником. Природно, ці витрати також підлягають відшкодуванню при наявності документального їх підтвердження.

17. Відшкодування витрат на придбання паливно-мастильних матеріалів, якщо працівник направляється у відрядження на службовому автомобілі, прямо передбачене в п. 8 постанови.

18. При відрядженні за кордон передбачена також компенсація витрат, пов'язаних з технічним обслуговуванням, стоянкою і паркуванням службового автомобіля, а також відшкодування витрат по оплаті зборів за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами і за користування водними переправами.

Щодо витрат по страхуванню на транспорті варто визнати, що компенсації підлягають лише витрати по обов'язковому страхуванню. Хоча п. 1.7 розділу I Інструкції і не вказує на те, що компенсуються лише витрати по обов'язковому страхуванню, слід враховувати, що вказівка на обов'язкове страхування міститься в п. 5.4.8 ч. 5.4 ст. 5 Закону "Про оподаткування прибутку підприємств". Що ж стосується відрядження за кордон, то пункт 1.4 розділу II Інструкції прямо зазначає на компенсацію витрат по обов'язковому страхуванню (не тільки на транспорті). Це цілком відповідає наведеній вище нормі Закону "Про оподаткування прибутку підприємств".

19. Постановою (п. 7) передбачена компенсація державним службовцям та іншим працівникам підприємств, установ, організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, витрат на перевезення багажу в межах 30 кілограмів понад ту кількість багажу, яка входить у вартість квитка. Це стосується відрядження і в межах України, і за кордон. Інструкція (пункт 1.4 розділу II) передбачає компенсацію витрат на перевезення багажу при відрядженні за кордон для всіх категорій працівників без обмеження ваги. Оскільки п. 5.4.8 ч. 5.4 ст. 5 Закону "Про оподаткування прибутку підприємств" передбачає можливість віднесення на валові витрати платників податків витрат на перевезення багажу, які компенсуються відрядженим працівникам, такі компенсації з урахуванням зазначених обмежень для названих категорій працівників повинні провадитися при відрядженні як у межах України, так і за кордон. Оскільки витрати на відрядження відшкодовуються за умови їх зв'язку відрядження з основною діяльністю підприємства (абзац другий Загальних положень Інструкції), витрати на перевезення багажу компенсуються тільки за умови, що перевозився багаж, необхідний працівникові під час перебування у відрядженні або для виконання завдання на відрядження. Витрати на перевезення іншого багажу компенсуватися не повинні.

20. Законодавством передбачене також відшкодування в розмірах, погоджених з власником, витрат щодо оплати телефонних переговорів.

21. При відрядженні за кордон встановлене право на компенсацію витрат щодо оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), інших документально засвідчених витрат, пов'язаних з правилами в'їзду і перебування в місці відрядження, включаючи збори і податки, які підлягають оплаті у зв'язку із здійсненням відповідних витрат.

22. Встановлені особливості обчислення строків перебування у відрядженні та відшкодування добових при відрядженні за кордон:

а) строк перебування за кордоном визначається за відмітками контрольно-пропускних пунктів прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, який його заміняє. В разі відрядження до країн, з якими не встановлений або спрощений прикордонний контроль, строк перебування за кордоном визначається за відмітками у посвідченні про відрядження сторони, що направляє і приймає;

б) добові виплачуються за всі дні відрядження, включаючи день від'їзду і день приїзду;

в) якщо працівник повертається з відрядження за кордон у день повернення з відрядження, вважається, що працівник знаходився у відрядженні один день.

23. У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати по найму жилого приміщення (крім випадків стаціонарного лікування) і виплачуються добові доти, поки він не має можливості за станом здоров'я виконувати свої обов'язки, але не більше двох місяців. При цьому тимчасова непрацездатність повинна бути засвідчена у встановленому порядку. Період тимчасової непрацездатності не включається в строк перебування у відрядженні, тому за цей час за працівником середня заробітна плата не зберігається (за цей період йому виплачується допомога по соціальному страхуванню).

24. Працівникові при виїзді у відрядження видається аванс у межах сум, встановлених для компенсації витрат на оплату проїзду, найм жилого приміщення, а також з урахуванням добових. П. 4 постанови встановлено, що підприємства видають аванс на витрати в зв'язку з відрядженням в національній валюті країни, до якої направляється працівник, або у вільно конвертованій валюті (в останньому випадку відряджений працівник має право на відшкодування витрат з оплати комісійних, сплачених при обміні валюти, за умови подання відповідних документів).

Строк повернення авансу, одержаного працівником на витрати в зв'язку з відрядженням, якщо працівник не виїхав у відрядження, встановлений тривалістю три робочих дні лише на випадок одержання авансу у зв'язку з виїздом у відрядження за кордон (п. 1.14 розділу II Інструкції). Повернення провадиться в тій валюті, у якій аванс одержаний.

Інструкція (п. 1.18 розділу II) забороняє направляти у відрядження і видавати аванс на витрати у зв'язку з відрядженням працівникам, які не відзвітувалися за витрачені кошти щодо попереднього відрядження. Протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати авансовий звіт. Разом із звітом працівник зобов'язаний подати посвідчення про відрядження, оформлене у встановленому порядку, документи, які засвідчують витрати по найму жилого приміщення, на придбання квитків на проїзд і на одержання інших послуг. Для повернення невикористаних сум авансу встановлений строк 3 робочих дні після повернення з відрядження. Цей строк продовжується до 10 днів у разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем, а з дозволу керівника підприємства (при наявності поважних причин) - до 20 робочих днів. При пропуску цих строків п. 4 постанови передбачає стягнення відповідної суми бухгалтерією у встановленому законодавством порядку. Стягнення, дійсно, провадиться безпосередньо бухгалтерією. Однак наказ (розпорядження) про це видається власником не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу (ст. 127 КЗпП). При цьому, якщо стягнення неповернених сум авансу, виданих на витрати в зв'язку з відрядженням в українській валюті, провадиться в одинарному розмірі, то заборгованість працівника у випадку неповернення авансу, виданого на витрати в зв'язку з відрядженням в іноземній валюті, стягуються в українській валюті в сумі, еквівалентній потрійній сумі неповерненої валюти, перерахованої у валюту України за офіційним курсом Національного банку України на день погашення заборгованості (ст. 2 Закону "Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей").